Программа для бюро переводов предназначена для автоматизации учета услуг переводчиков, деятельность которых различна по объемам заказов, по языкам переводов, по срокам исполнения.

В программе работают, оформляя заявки на переводческие услуги и им сопутствующие. Заявки регистрируют, в первую очередь, указывая клиента-заказчика. Информация о клиенте-заказчике содержится в клиентской базе, где ее размещают через окно ручного ввода данных или посредством импорта данных из любых электронных форматов. В этой же базе сохраняются все заказы клиента, совершенные им за время работы с данным бюро переводов, поэтому можно оперативно оценить его активность в разные периоды. Истории взаимодействия позволяют повысить уровень сервиса.

В заявку клиента добавляют из базы в один клик – вся информация в программе взаимосвязана, несмотря на раздельное размещение по учетным блокам. Далее в заявке указывают язык, вид и объем работ, стоимость заказа, а также выбирают исполнителя из базы переводчиков, осуществляя выбор, прежде всего, по требуемому языку. Вид работ выбирают из собственного прайс-листа, объем работ устанавливают в единицах, указанных в договоре, стоимость работ рассчитывается автоматически, а переводчика выбирают по принципу наименьшей загруженности. Если объем работы велик, его делят на нескольких исполнителей, принимая во внимание текущие объемы каждого и сроки их исполнения. Система учета может самостоятельно рассчитать предполагаемый срок готовности. При расчете стоимости заказа могут быть применены различные коэффициенты – скидки или надбавки за срочность. Условия отмечены в заявке, система учитывает их при расчетах.

Выбор переводчика производится из их базы, куда включены и штатные сотрудники, и внештатные. Как только задание присвоено, сотрудник бюро переводов получает всплывающее уведомление, кликнув на которое он попадает сразу в рабочий файл – текст, который должно перевести в сроки, указанные в задании. Переводчик видит собственно задание, но не видит его стоимость, так как вся информация доступна пользователям только в рамках их компетенций. Программа разделяет права пользователей, предоставляя каждому сотруднику индивидуальные права доступа – логин и пароль.

Руководитель видит больше, чем его подчиненные, поскольку должен контролировать качество и сроки исполнения работ. Для этого создана вкладка План работы, где у каждого переводчика есть свой профайл, в который заносятся присваиваемые ему системой и руководителем задания. В нем указаны сроки готовности. Переводчик может планировать свою работу по каждому заказу с учетом сроков, а по завершении работы устанавливает против заказа флажок готовности. Система оповещения отправляет всплывающее уведомление руководителю, а тот, также кликнув на него, открывает перевод и после проверки подтверждает готовность. Для взаимодействия с клиентом в программе работает иная система уведомления – электронная связь в формате sms и e-mail.